Een kijkje in de keuken bij Quality Assurance
Bij Schouten besteden we alle aandacht aan de kwaliteit van onze producten en verpakkingen. Dat kwaliteit behoort tot onze topprioriteiten, blijkt wel uit de dagelijkse inzet van de afdeling Quality Assurance. QA Project Manager Ilona Thijssen is een van de zeven medewerkers die alles doen om de kwaliteit en stabiliteit te waarborgen. We kijken een dag met haar mee.
Projectbegeleiding van a tot z
Niets zo afwisselend als een dag uit het leven van een QA Project Manager bij Schouten. Ilona legt uit: “In mijn rol begeleid ik klantprojecten op het vlak van kwaliteitsborging. Ontwikkelen we bijvoorbeeld een nieuw product voor een klant, dan stel ik de specificaties op, splits ik de recepturen uit, doe ik de goedkeuring van grondstoffen en beoordeel ik de testanalyses. Daarnaast verzamel ik ook informatie voor het artwork van de etiketten, dat ik dan weer controleer. En dan vergeet ik nog het belangrijkste: ik ben het aanspreekpunt voor klanten als het gaat om de kwaliteit van het product. Je bouwt echt een band op met klanten wat ik erg leuk vind.”
“Zeker als we midden in een klantproject zitten, heb ik vaker contact. Zo hebben we regelmatig meetings met de projectgroep en de klant. Hierbij zetten we onder meer de planning uit en spreken we af wie wat doet binnen welke grenzen. Ik vind het belangrijk om dat allemaal inzichtelijk te hebben. Doe je dat goed, dan kan de efficiency van een project omhoog en weten klanten goed waar ze aan toe zijn.”
“Dat is onze stijl: wij communiceren graag duidelijk en consequent. Zo weten klanten wat ze aan ons hebben en dat ze van ons op aan kunnen.”
Ilona Thijssen – QA Project Manager
Never a dull moment
De agenda van Ilona is goed gevuld, maar ze houdt ook een aantal uren per dag vrij. “Zo houd ik genoeg ruimte over om snel te kunnen inspelen op spoedgevallen en last-minutevragen van klanten. Ik zie in mijn agenda dat ik zo weer een productkeuring heb. Twee keer per week controleren we onze producten op gewicht, textuur, kleur, smaak, uiterlijk en continuïteit. Zo kunnen we ingrijpen als dat nodig is.”
Tijdens de spaarzame tijd die ze overhoudt, spant Ilona zich in om de QA-processen naar een hoger niveau te tillen. “Ik haal veel energie uit optimalisatieprojecten. Zo ben ik nu bezig om alle klantafspraken, klanteisen, landeisen en grenzen per klant overzichtelijker vorm te geven. Omdat we zoveel klantprojecten hebben en elke klant andere eisen en wensen stelt, is een goede overview en structuur belangrijk. Zo kunnen we klanten beter helpen en sneller schakelen.”
Samenspel
Ilona benadrukt dat haar werk een samenspel is met anderen: “Ik vind het heerlijk om te werken in teams. Neem onze afdeling QA met stuk voor stuk experts op hun eigen terrein. Eén collega weet bijvoorbeeld alles van controles, wetgeving en audits. Ze houdt ons goed op de hoogte van wijzigingen, bijvoorbeeld tijdens ons uitgebreide maandelijks overleg. Behalve haar informatie krijgen we ook regelmatig nieuwsbrieven van internationale organisaties waarbij Schouten is aangesloten.”
“Binnen onze afdeling hebben we verder twee QA/QC-specialisten die alle taken rondom ons IFS-handboek bijhouden, analyses uitvoeren, klantvragen behandelen en de grondstofspecificaties updaten. En vergeet ook onze manager niet. Die is niet alleen bezig met procesoptimalisatie, maar houdt ook rekening met de kwaliteiten en wensen van iedereen bij QA. Dat vergroot ons werkplezier en dat merken klanten ook.”
“Ik haal veel energie uit optimalisatieprojecten.”
Ilona Thijssen – QA Project Manager
Geen klant is hetzelfde
Samenwerken zit Ilona in het bloed. Ze schakelt gemakkelijk en snel met de collega’s van R&D en Sales, en weet precies waar het op aankomt bij de verschillende klantgroepen die ze bedient. “Klanten die bij ons aankloppen voor een private-label-product, houden de regie vaak zelf in handen en dragen ook zelf de eindverantwoordelijkheid voor het product. Wij ondersteunen hen tijdens de ontwikkeling, zorgen voor de juiste informatie en denken mee over hoe een product aan de wet- en regelgeving van een land kan voldoen.”
“Bij QSR-klanten (fastfoodrestaurants – red.) werken we echt samen aan de ontwikkeling van producten. We vullen hun klantensystemen en/of portals en trekken ook samen op als het gaat om de wet- en regelgeving. Omdat QSR-ketens vaak over de hele wereld actief zijn, is het een hele uitdaging om zo’n product geschikt te krijgen voor alle markten. Ik vind het interessant om in dit soort trajecten de adviserende rol te mogen vervullen.”
Naast private-label- en QSR-klanten bedient Schouten ook industriële klanten: “Die producten ontwikkelen we zelf en we dragen er de verantwoordelijkheid voor. Industriële klanten bepalen zelf of ze het afnemen of niet. Een adviserende rol hebben we niet. Wel ontzorgen we deze klanten waar mogelijk.”
Op en top betrokken
Een belangrijk moment in de productietrajecten zijn de audits: “We hebben externe en interne audits. Bij een externe audit voert de klant een audit uit op onze productielocatie. Daar is altijd een QA-medewerker bij aanwezig om alles in goede banen te leiden. Bij de interne audits controleren we zelf of onze productie- en verpakkingslocaties nog aan alle eisen voldoen. Is de kwaliteit Schouten-waardig? Werken de systemen zoals ze moeten werken? Zo stemmen we de processen goed op elkaar af zijn en weet de klant zich verzekerd van een topkwaliteit.”
Vaak zijn Ilona en haar QA-collega’s ook aanwezig bij de eerste productie van een plant-based product of bij een verpakkingstest. “Samen met een collega van R&D controleren we het proces en kijken we of de vooraf gemaakte afspraken worden nageleefd. Daarbij letten we goed op eventuele extra klanteneisen. Is alles goed op de productielocatie doorgekomen? En houden ze zich daar aan de aanvullende eisen?”
“Soms moeten we wel eens ‘nee’ verkopen. Dat doen we liever niet, maar wij geven graag een goed advies dat klopt met alle wet- en regelgeving, dan een product waarmee de klant later in de problemen komt.”
Ilona Thijssen – QA Project Manager
Tevredenheid
Als Ilona aan het einde van de dag naar huis gaat, blikt ze vaak tevreden terug. Of ze die tevredenheid ook bij klanten ziet? “Zeker wel. Ik hoop vooral dat klanten onze afdeling zien als eerlijk, transparant en duidelijk. Soms moeten we als afdeling wel eens ‘nee’ verkopen. Dat doen we natuurlijk liever niet, maar wij geven graag een goed advies dat klopt met alle wet- en regelgeving, dan een product waarmee de klant later problemen krijgt. Dat is onze stijl: wij communiceren graag duidelijk en consequent. Zo weten klanten wat ze aan ons hebben en dat ze van ons op aan kunnen.”
Ieder z’n taak op de afdeling QA
Iedereen op de afdeling heeft zijn eigen specialisme en type klanten. Hieronder een greep uit de diverse werkzaamheden.
IFS normen
Schouten voldoet aan de IFS-normen. Dit houdt in dat we processen goed beheersen en dat we garant staan voor een hoge kwaliteit en een zo veilig mogelijk product. Daarom is ons kwaliteitshandboek en het procesmatig in kaart brengen een belangrijk onderdeel van ons werk.
Audits
We voeren geregeld audits uit op productielocaties. Dat doen we wanneer we een nieuwe productielocatie starten en daarna jaarlijks.
Listeriabeheersing
De afdeling QA heeft de leiding over het project dat ervoor zorgt dat onze producten listeriabeheerst zijn. Zo houden we ook rekening met een verkeerd gebruik van producten door consumenten. Denk bijvoorbeeld aan koude consumptie.
Etiketten
We stellen etiketten op voor verpakkingen. Daarbij zorgen we ervoor dat deze voldoen aan de richtlijnen. Van het juist vermelden van een allergeen tot aan de goede grootte van het lettertype – alles moet kloppen.
Productspecificaties
We stellen productspecificaties op. Hierin staan alle gegevens over een product zoals de ingrediënten, allergenen, voedingswaarden maar ook de microbiologische aspecten.
Klantvragen
We onderhouden het contact met klanten om vragen en klachten te behandelen. Bij een vaker terugkerend probleem zoeken we dit tot op de bodem uit om er zeker van te zijn dat álles goed wordt uitgezocht. Zo tackelen we of voorkomen we problemen voor de toekomst.
Export
We vragen exportverklaringen of veterinaire certificaten aan bij de NVWA. Dit is verplicht wanneer we een product willen exporten naar het buitenland.
